Wie nachhaltige Beschaffung in kleinen Gemeinden funktioniert: Werkzeuge zur Unterstützung des Prozesses
Das Projekt proCURE, das vom Programm Erasmus+ finanziert wird, entwickelt derzeit ein Handbuch und eine digitale Toolbox. Diese Ressourcen sollen Beschaffer*innen und Entscheidungsträger*innen in kleinen Gemeinden mit bis zu 5.000 Einwohnern helfen, nachhaltige Beschaffungspraktiken erfolgreich umzusetzen.
Zwar gibt es bereits zahlreiche Instrumente zur Unterstützung nachhaltiger öffentlicher Beschaffungsprozesse, doch sind diese für kleinere Gemeinden nur bedingt praktikabel. Für die Bedürfnisse kleinerer Kommunen in Sachen Beschaffung, sind zwei Aspekte besonders relevant und müssen von den Instrumenten berücksichtigt werden: Ähnlich wie in großen Kommunen sind die benötigten Produkte und Dienstleistungen äußerst vielfältig – von Streusalz über Feuerwehrgeräte, Büromaterial bis hin zu Fahrzeugen für den öffentlichen Nahverkehr. Gleichzeitig haben die für das Beschaffungswesen zuständigen Personen in kleinen Kommunen noch viele andere Aufgaben. Daher müssen die Informationsquellen kompakt, ansprechend und leicht verständlich sein. Außerdem werden nur selten Ausschreibungen durchgeführt. Die meisten Produkte und Dienstleistungen werden direkt gekauft, was spezielle Instrumente erfordert.
Während der Entwicklung des Handbuchs und der Toolbox wurde ein Überblick darüber erstellt, was in kleinen Gemeinden beschafft wird und welche Arten von Instrumenten für die Beschaffung hilfreich sein können (z.B. Vorschläge für Gemeinderatsbeschlüsse oder die Entwicklung eines Inventars darüber, was von wem beschafft wird).
Außerdem haben die Projektpartner das vorhandene Informationsmaterial gesichtet. Unter dem umfangreichen Angebot an Ressourcen sticht Deutschland besonders hervor. Der Inhalt der Instrumente wurde analysiert und auf dieser Grundlage bewerteten die Projektpartner, welche der von kleineren Gemeinden benötigten Inhalte abgedeckt sind und welche bisher fehlen. Sie ermittelten auch, was von den Kommunen direkt genutzt werden kann, wo eine Weiterentwicklung der Form („kompakt, ansprechend und leicht verständlich“) erforderlich ist und wo eine Neuentwicklung von Ressourcen notwendig ist.
Die vorläufigen Ergebnisse werden in insgesamt 8 Fokusgruppen mit öffentlichen Beschaffenden und Entscheidungstragenden überprüft - treffen die Annahmen des Projektteams über die Praxistauglichkeit von Informationsmitteln tatsächlich die Anforderungen der Einkäufer*innen? Zwei Termine werden in Italien stattfinden, zwei in Slowenien und vier virtuelle Fokusgruppen werden für Österreich, Deutschland, Schweiz und Liechtenstein angeboten. Interessierte Gemeinden aus Frankreich können sich gerne melden unter info@alpenallianz.org.